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三天必出计划: 桂林會議專題之客戶經驗交流——廣州市設計院

2016-01-07

江风3d三天计划胆 www.kfiwah.com.cn 一、前言

    近幾年來,隨著設計行業的快速發展,以及向現代化管理轉變的迫切需要,在《“十一五”工程勘察設計行業信息化發展規劃綱要》的直接推動下,各設計單位不斷加大力度和投入,掀起了信息化建設的熱潮,設計行業信息化整體水平得到了快速提升。

    作為設計行業信息化建設重要組成部分的檔案信息化建設,雖有一定發展,但總體水平仍然滯后,越來越不能適應行業發展的需求,面對日益緊迫的壓力,檔案工作亟待轉變、創新和發展,以加快檔案信息化建設的步伐。

    很長一段時間來,我院就在檔案信息化方面不斷地進行了積極的探索,也取得了一定的成效,在此將工作中積累的一些經驗和體會與同行進行交流。

二、設計檔案信息化工作的必要性和現實意義

    毋庸諱言,一直以來,設計檔案工作在領導和廣大設計人員心中的地位普遍不高,"說起來重要,做起來次要,忙起來不要"就是真實寫照,究其原因,固然是其工作性質決定了不可能不切實際地拔高其地位,更重要的則是工程設計檔案還遠未發揮或者說被挖掘出其應有的作用,特別是在信息化建設過程中,設計檔案信息作為設計行業信息資源的主要組成部分,設計檔案工作的內涵和外延都有必要進行重新審視和定位。

    設計檔案是設計單位的直接成果,也是我們的最終產品,這也是設計檔案區別于其它檔案的重要特點,它們凝聚著設計人員的智慧和心血,是一筆寶貴財富,對推動設計工作的發展,加強設計工作的管理,提高設計工作的水平和效率,維護單位和個人的經濟利益和合法權益,服務國家的基本建設都有著不可替代的作用。

    在傳統的管理模式下,設計檔案工作主要是以手工操作管理紙質檔案,方式被動單一,同設計其它環節聯系松散而不緊密,重保管而輕利用,難以受到重視。在以信息化帶動的設計行業向現代化管理轉變的過程中,設計檔案的工作內容和方式都必須進行相應地轉變和創新,工作內容包括紙質檔案和電子檔案,而且會逐步過渡到以管理電子檔案為主,工作方式也轉變為主動地參與設計過程的管理,在接收紙質檔案的同時,收集、積累電子檔案,還要將原有的紙質檔案逐步數字化,提供共享利用,這也就是設計檔案信息化初期發展的過程,在這個過程中,設計檔案信息的作用越來越彰顯,檔案信息化工作也會不斷受到重視和推動。

    設計單位信息化工作的初期,信息資源的全面共享是一項重要的基礎工作,依照現有條件,設計檔案信息的共享是這項基礎工作的重要內容。在《“十一五”工程勘察設計行業信息化發展規劃綱要》中,提出要從傳統的文檔管理提升到電子文檔管理,加快圖紙檔案管理電子化的步伐,逐步建立工程建設電子圖檔體系,為推廣白圖替代藍圖提供條件和基礎。由此可見,設計檔案信息化工作具有重要的現實意義。

三、設計檔案工作發展歷程

目前為止,設計行業檔案工作主要經歷了三個發展階段:

(一)手工管理階段

主要是以手工操作管理紙質檔案,方式單一,重保管輕利用,無論是歸檔還是利用,基本都屬于被動管理。

(二)計算機輔助檔案管理階段

上世紀九十年代初,隨著計算機技術的應用,開始出現檔案管理軟件,主要用于注錄和檢索條目信息,打印檔案封面和目錄等,由檔案部門為主使用,輔助管理檔案實體。在此期間,我院于1993年自主開發了《圖紙檔案電腦檢索系統》,又于2002年合作開發了《綜合檔案管理系統》,不僅有力地促進了檔案基礎業務建設,也為進入信息化階段奠定了基礎。

(三)初步進入檔案信息化階段

    近年來,電子文件的收集和管理以及原有紙質檔案數字化工作成為設計行業越來越迫切的需求,隨著相應技術的不斷完善和成熟,同時在管理方面也具備了基礎,包括我院在內的一些設計單位開始建立數字化圖檔管理系統,從設計過程初始就進行干預,對以CAD文件為主的電子文件的產生、歸檔和利用進行自動化的前端控制、全過程管理,不僅推動檔案工作實現了跨越,同時也為推廣協同設計以及白圖替代藍圖工作提供了條件和基礎。

 

四、設計檔案信息化建設中面臨的問題

    設計檔案信息化的核心就是數字化圖檔管理系統的建設,按照正常的設計流程,包括數字化圖檔管理系統以及推廣白圖替代藍圖工作都應該建立在協同設計應用平臺的基礎上,這才是最合理也是最佳的方式。但從具體實踐來看,作為設計管理系統核心的協同設計,由于其在設計標準化、規范化等方面還存在瓶頸,短期內還難以有效地推廣應用,而數字化圖檔管理系統和推廣白圖替代藍圖工作雖然對設計標準化和規范化有一定要求,但比較容易實現,且需求更為迫切,所以,目前各設計單位普遍選擇了越過協同設計基礎而建立數字化圖檔管理系統的模式。

    在沒有協同設計的基礎上建設數字化圖檔管理系統,以CAD文件為主的電子文件難以有效地收集管理和提供利用,成為一個瓶頸,主要表現在以下幾個方面:

    (一)檔案收集工作理念和工作方式沒有與時俱進,沒有樹立前端化、全過程管理的理念,不能主動地參與設計過程的管理和控制。

    (二)無有效的技術手段促進CAD電子文件的歸檔,僅靠管理手段并不能促使設計人員主動歸檔完整、準確的電子文件。

    (三)基于CAD繪圖軟件的技術特點,大量的電子文件歸檔時需要進行拆分處理,技術要求高且工作量大,檔案人員無力承擔,要設計人員去完成無疑又加重他們的負擔,而且歸檔電子文件的真實性、完整性和有效性也無法驗證。

    (四)需要錄入大量的項目和圖紙標識信息,無論對檔案人員還是設計人員都是巨大的負擔。

    (五)版本管理難度大,CAD電子文件的修改非常頻繁,大量文件都有多個版本,即使設計者本人有時也會混淆,人工管理的方式無法保證電子文件的準確性。這也是CAD電子檔案管理中的一個難點問題。

    (六)數字化檔案替代硫酸紙存檔和數字化存檔管理標準尚未制訂,在實踐工作中缺乏指引。

五、我院建設數字化圖檔管理系統的實踐

我院自2006年5月起合作研發并于2007年7月正式建立了數字化圖檔管理系統,現已成為我院設計工作中必不可缺少的工具,該系統采用前端控制,全過程管理的理念,實現了:

(一)電子文件自動收集管理

通過對CAD繪圖軟件的深入開發和集成,對CAD電子文件從產生到歸檔的過程進行動態化管理,自動分析和提取CAD電子文件的相關信息,從而實現CAD電子文件的自動拆圖、歸檔和建立目錄信息,利用條形碼等技術確保其版本的準確性及多版本的有效管理。

(二)圖紙數字化管理平臺

    現階段歸檔的CAD電子文件在簽名、蓋章等方面,以及底圖刮改等原因,還無法和最后出圖的底圖完全對應。為了能完整、準確、系統地管理設計檔案信息,我院的設計檔案實行雙規制管理方式,即同時保管紙質檔案和相應的電子文件,而歸檔電子文件采用雙套制管理方式,即同時保管CAD電子文件和歸檔紙質文件的掃描電子文件。

我院自2004年10起,在底圖出圖歸檔的同時,委托曬圖部門進行掃描數字化加工,形成的電子文件在該系統中能夠自動批量上載,自動和相對應版本的CAD電子文件實施關聯。2009年12月開始,由檔案部門自行購置大幅面掃描設備,聘請專門人員對庫存的30多萬張底圖集中進行掃描數字化加工,全部放在該系統中提供利用。通過掃描數字化工作,既方便了檢索利用,又有效地?;ち送賈皆?,同時取消了用來借閱的藍圖資料,優化了底圖的存放,極大的緩解了日益緊迫的庫房存儲壓力,促進了檔案工作可持續發展。

(三)檔案檢索利用平臺

    能夠簡便、快速地檢索、瀏覽、下載項目和圖紙信息,提供獨立的圖紙瀏覽工具,對查詢到的多種格式的電子文件進行縮圖或全圖瀏覽。

    此外,我院現在正在建設的綜合信息管理平臺,也包含了檔案管理子系統,準備進一步整合各類檔案信息資源,加快推進檔案信息化的發展。

六、開展檔案信息化工作的經驗和體會

(一)積極推動檔案工作的轉變

    為適應檔案信息化發展的要求,檔案部門必須化被動為主動,以積極的姿態對傳統的管理理念和工作方式進行轉變和創新。

    一是從以手工管理為主為向計算機管理為主轉變,不僅包括電子文件的管理,還包括檔案的登記、統計等各項工作,目前我院設計檔案的歸檔登記、整理編目、利用登記及統計工作全部實現了計算機管理。

    二是從以管理檔案實體為主向管理檔案信息為主轉變,這就要求檔案部門要主動參與設計過程的控制和管理,對文件材料的形成、整理和歸檔進行前端化、全過程控制和管理,同時要對檔案實體逐步實現數字化。

三是從以檔案整理保管為主向網絡化利用服務為主轉變,在確保檔案安全的前提下,簡化整理,深化利用,把檔案工作的重心轉移到搭建檔案信息共享的平臺上來。

(二)加強管理為基礎,技術應用為手段

    設計檔案信息化發展的過程,不能簡單理解為就是計算機和網絡技術在檔案管理中應用的過程,它同時更是一個在綜合管理上不斷完善和創新的過程,管理的完善和創新是基礎,技術的合理應用是手段,管理為技術提供應用的平臺,技術為管理實現現代化服務,二者相相輔相成,互相促進,共同推動信息化的不斷發展。

    技術上不具備條件,管理上成本太大,工作自然難以正???。我們開發計算機輔助檔案管理系統時,計劃利用它收集管理電子文件,但由于技術條件所限,拆圖、錄入信息等工作都需要人工進行,工作量巨大,我院主管領導和各相關部門幾年間多次討論,也出臺了相關規定,要求設計人員主動歸檔電子文件,但阻力大,又缺乏制約措施,管理成本代價太大,工作一直無法開展起來。

    技術上具備了條件,也必須依靠相適應的管理基礎。隨著相應技術的突破和成熟應用,為日益迫切的收集歸檔電子文件的需求提供了可行的解決方案,但這種方案的推行并非易事,還必須依賴于強有力的管理手段和措施,就是說這種解決方案的成敗更多地取決于管理基礎,這些管理措施包括:圖簽的統一、繪圖技術的規范、設計和出圖的各個環節的控制、獎懲等制約手段等等。技術可以引進,但管理必須立足自身,吸取了以往的經驗和教訓,我們在建設數字化圖檔管理系統的過程中,在配套的管理措施方面做了大量充分的、卓有成效的工作,確保了系統應用工作平穩開展,使我院檔案信息化工作實現了一次跨越。

(三)必須取得領導的重視和支持

    信息化工作就是"一把手工程",這條定律在行業中是眾所周知的,隨著設計行業信息化的發展,設計檔案信息化工作也逐步受到領導的重視,我們在建設數字化圖檔管理系統過程中,由于我院主管領導站在全局性和前瞻性的高度,對電子文件收集管理的緊迫性有著深刻的認識,工作方式則基本變成了自上而下,主管領導親自推動和協調,在阻力面前態度堅決不妥協,各項工作的推進當然是平穩順利。

(四)必須取得相關管理部門的有力支持

    設計檔案信息化工作并不僅僅是信息中心和檔案部門的工作,它涉及到技術管理、項目管理、出圖管理等多個環節和多個部門,是一個綜合管理控制的過程,各環節、各部門的有力支持和配合至關重要。

    在我院檔案信息化建設過程中,技術管理、項目管理等部門都出臺了多項有力措施,積極主動地推進,并直接參與把關工作。技術管理部門為此重新修訂了圖簽,強化了設計標準化和規范化管理,規定圖紙出圖必須遵循"先歸檔,后出圖"的辦理程序,即先歸檔底圖及其電子文件,由檔案部門辦理出圖手續,以確保底圖及其電子文件歸檔的齊全和完整;項目管理部門在和各設計部門簽訂的內部承包合同中,明確把設計檔案(包括電子檔案)歸檔工作列為其中的考核指標,并嚴格落實,在產值結算時,必須由檔案部門對歸檔齊全完整情況簽名確認,才能計算產值。技術管理、項目管理等部門會不定期地對設計檔案歸檔情況進行聯合檢查,對工作不力的部門通報批評甚至處罰。

(五)檔案部門必須積極參與技術管理和設計過程管理控制

    要確保檔案信息化建設工作開展順利,檔案部門就必須在技術管理、設計過程管理中具有"話語權"。

    我院檔案部門不僅積極參與技術管理的標準化和規范化建設,如參與有關的質量管理體系文件的編制,包括制訂圖簽格式、繪圖標準化制度等,還積極參與設計過程的管理控制,讓檔案信息化不僅管理靜態的信息,還要管理信息形成的過程,在設計過程中就主動對圖號、版本號等關鍵的標識信息進行前端控制,使信息形成、管理到歸檔環節能夠平滑、無縫聯接,將設計檔案信息化工作貫穿到工程設計全過程控制中。

(六)引導設計人員積極主動參與檔案信息化建設

    設計檔案信息來源于工程設計和管理工作,也必須服務于設計和管理的各項工作,這也是檔案信息化建設的根本目的。在檔案信息化建設過程中,要注意調動設計人員的積極性和主動性,引導他們改變觀念,把歸檔工作納入他們的崗位職責,同時盡量不改變他們的工作習慣,盡量不增加他們的工作負擔。如今,我院設計人員對設計檔案特別是電子檔案歸檔工作的態度已逐步從無關緊要轉變為積極主動。在檔案利用方式上,我們也已取消了用來查閱的藍圖資料,規定了紙質檔案不予借出,引導設計人員轉變為自主、便捷地查閱利用歸檔電子文件,使我院檔案信息化工作走上了穩步發展的軌道。

七、對白圖替代藍圖工作的幾點想法

    雖然我院目前尚未開展白圖替代藍圖的工作,但我們建設數字化圖檔管理系統正為這項工作創造基礎和條件,我們非常關注同行在這方面工作的進展,僅談幾點想法。

    (一)除了圖紙(包括電子文件)收集歸檔難、版本控制難等問題外,設計行業檔案工作目前面臨的現實問題還有:快速增長的紙質檔案對庫房保管造成越來越大的壓力,庫房容量不可能無限地擴大;大量的曬圖工作需要通過人工方式調出底圖,并要對返庫的底圖進行整理,工作量大且繁瑣,這也是目前投入人力最多的工作。這些都阻礙著設計檔案工作的可持續發展,而推廣白圖替代藍圖則是解決上述問題的有效途徑,它必將帶動設計行業檔案工作的深刻變革,所以檔案部門應該積極地參與和推動。

    (二)對于設計行業自身,要推廣白圖替代藍圖工作,就必須首先建立數字化圖檔管理系統,如沒有協同設計平臺為基礎,該系統在設計標準化、背景信息和元數據的收集方面就必須有更高的要求,如建立了協同設計平臺,白圖替代藍圖工作的開展則是水到渠成。

    (三)據了解,國家檔案局所屬的科研所曾做過相關課題的研究,認為白圖的紙張和書寫材料達到了檔案保管的要求。

    (四)參照《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)"具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件,如沒有紙質拷貝件,必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時,應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品。"以及《建設電子文件與電子檔案管理規范》(CJJ/T 117-2007)"對具有永久保存價值的可輸出打印型電子文件……歸檔時應同時保存文件的電子版本、紙質版本……"的規定,由于設計行業的施工圖等保管期限一般為永久,因此在開展白圖替代藍圖的工作中,應采用紙質文件和電子文件同時保管的"雙規"制管理模式。

    (五)由于目前還沒有符合《中華人民共和國電子簽名法》并適合設計行業信息系統的PKI/CA身份認證系統,通過設計單位內部認證的電子簽名,其效力還不能等同于手寫簽名,因此必須歸檔保存一份手寫簽名的紙質文件,而對外提供的白圖和和藍圖同樣是復制件,由加蓋的單位印章和注冊師印章來確保其真實性和有效性,二者的效力可認為是等同的。

    (六)設計行業信息技術更新換代日益頻繁,對收集管理的電子文件,包括其背景信息和元數據,應同時做好固化處理工作,除保存原始DGW格式電子文件,還應同時轉化為TIFF、PDF、DWF等格式文件保存,以確保其在長期保管中的真實性、完整性和有效性。

    (七)目前,參與建設項目的各相關單位,特別是一些行政主管機構、業務審批機構、施工圖審查機構等對白圖替代藍圖態度還不夠明確,這也是這項工作開展緩慢的一個重要原因。要順利開展這項工作,就必須在中國勘察協會的領導下,努力爭取建設和檔案等行政主管機關的明確支持。

八、結束語

    經過不懈的努力,我院的檔案信息化工作正走上穩步發展的軌道,同時我們也清醒地認識到,信息化是一項系統的工程,要經過長期的發展歷程。我們目前還是剛剛起步,我們會緊緊跟隨設計行業信息化發展的步伐,堅定不移地推動設計檔案信息化的持續發展。

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