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3地三天计划: 關于設計院信息化建設的思考

2016-06-23
在日趨激烈的市場競爭中,設計院要迅速轉變觀念,擺脫傳統落后的工作習慣,從先進的計算機技術手段中尋找出路,實現升級改造。建立管理信息系統的要求已十分迫切。
 
建立管理信息系統,推進管理信息化需要我們轉變經營觀念,再造業務流程,優化組織機構,減少管理層次,嚴格規章制度,分流富余人員。推進信息化管理的過程,是對傳統的、落后的管理思想和管理方式的改造過程,是深化改革的過程,是一場革命。
如何運用計算機網絡實現設計院管理系統,也就是如何利用計算機網絡實現設計院管理的科學化、信息化,就此作者想從以下幾個方面闡述:
 
一、設計院傳統管理方式的弊端
 
設計院是一個以設計開發為主的企業,隨著國民經濟的迅猛發展,市場競爭日趨激烈,利潤率逐漸呈下降趨勢,原先在傳統的計劃經濟設計開發模式下表現的不很明顯的問題逐漸突現出來。主要有以下幾點:
 
1、工程項目的設計過程往往需要多個不同專業、不同層次的人員齊心協作才可完成。設計開發組成員之間交流溝通的低效率嚴重地影響到項目的順利實施,使用傳統的交流協作方式由于其自身的限制已經很難大幅度提高工作效率。
 
2、隨著設計成果的逐年累積,圖紙、文檔等資料的數量迅速增加,保存、管理和檢索的工作量越來越大,在人工管理的方式下極易出錯,甚至會造成圖紙、文檔等資料的遺失;設計人員非常希望方便地共享并重復利用以前的設計成果。在人工管理的環境下,由于人工操作的限制,過于松散的圖檔資料管理體制易造成重要資料的流失。而為安全考慮而設置的圖檔借閱審批機制由于其繁瑣的審批程序嚴重地影響了工作效率。
 
3、每位人員的設計成果只存儲在自己的機器中,當有硬盤損壞或其他無法恢復的錯誤發生時將會導致大量數據毀滅。4、由于部分設計人員業務素質和職業道德水平不高,出現隨意打印各種圖紙、文檔等資料的現象,甚至打印私人需要的資料,加之許多設計院缺乏對打印設備有效的管理,造成打印出圖所用的耗材大量浪費,加大了設計開發的成本。
 
5、隨著設計院的工作人員逐漸增多,院領導很難快速清楚地了解到工作人員的工作內容及工作效率情況,這對院領導及時準確把握全院工作動態、督促各項工作完成造成許多困難。
 
綜上所述,設計院迫切需要一個能提高溝通協作效率,加強院領導對設計人員的合理調配、優化組合,并能在充分保證安全性的前提下,有利地實現資源共享、反復利用圖紙、文檔等資料的,簡單、實用的管理系統。
 
二、設計院建立管理信息系統的指導思想和具體目標
 
1、指導思想
 
建立管理信息系統,實現設計院管理信息化的核心是運用現代信息技術,把先進的管理理念和方法引入到管理流程中,提高管理效率和水平,促進管理創新。提高管理基礎工作的規范性和各項管理業務的協同性,全面提升設計院管理水平。
 
推進設計院管理信息化要以實現科學管理、向管理要效益為宗旨,優化設計院資源配置,提高效率,降低成本,提高質量,改善營銷服務,增強透明度,加強內部制衡,完善決策程序,增強設計院的市場應變能力,全面提高設計院管理水平,推進管理創新。設計院管理信息化要與轉換經營機制、建立現代企業制度、推進技術進步相結合,通過管理信息化促進機制創新、制度創新和技術創新。
 
推進設計院管理信息化要根據企業發展戰略制定整體規劃,避免孤立地設計或實施某項管理,防止形成信息孤島和重復投資。整體規劃要以應用綜合性系統為重點,實現主要業務流程電子化以及人力、物力、財力的優化配置和信息資源的高效利用。
 
2、具體目標建立設計院管理信息系統,目的是要探索出一套適合市場經濟條件下設計院的管理模式來,這樣的管理模式應該實現以下目標:
 
(1)它應該包括生產調度系統、財務系統、計劃管理系統、人事管理系統、檔案管理系統、公用信息服務系統(包括互聯網接入服務、電子郵件服務、企業網站對外信息發布服務、外部信息傳輸處理服務)、設計院CAD系統、物資管理系統、運銷管理系統、各生產部門的公用查詢系統等。能將企業日常辦公、文檔、審批和數據處理都在網絡上實現。是一個以MIS為依托的辦公流程管理系統。允許使用者自定義各種工作流程,包括綜合計劃、經營合同、公文、人事、總務后勤等。
 
(2)擁有針對性很強的固定工作流程和充分的自定義工作流程,并且使用方便。根據設計院實際的專業分工,合理分配系統管理工作,將屬于專業人員范圍的管理和授權工作劃給專業人員,減少系統管理員的工作量。為了保障系統的安全,在業務系統外的單位和用戶不能直接訪問。
 
(3)對數據的采集、統計和錄入必須建立嚴格的責任制度,確保數據的真實性、準確性、一致性和適時性,重要數據要盡量實現備份和容錯自動化。每個應用系統都以大型數據庫為支撐,具有很強的數據支持能力,符合信息管理類型軟件對數據存取的要求。文件服務和應用服務,在充分考慮到安全性的前提下,為設計人員提供一個可方便共享、重復利用圖紙、文檔等資料,并集成于協同工作平臺的圖紙、文檔管理軟件,無縫地實現設計、存儲、檢索、應用等一體化集成的網絡服務,發揮分布網絡和集中網絡各自的優勢,建立完善的文件容錯系統,確保使用方便,萬無一失。
 
三、對設計院管理系統建設的展望
 
在計算機網絡技術已十分成熟的今天,利用計算機網絡實現設計院管理的信息化已是大勢所趨。設計院作為知識密集型企業,始終在探索和實踐科學的設計管理手段和方法。然而,大部分管理措施在具體落實時卻發現,其實際功效與當初的管理目標常存在相當大的出入甚至是大相徑庭。目前大部分單位所建的計算機網絡實際只是代替磁盤傳遞文件,計算機網絡很大的利用空間沒有得到開發,以至于花了大量的人力物力布設的網絡利用率不高或流于形式。
 
總之,必須找到一個切實可行的方法,既能真正地提高設計單位的工作效率,又可以使先進的技術手段和科學的管理方法的作用得到充分發揮。這里提出的基于計算機網絡的設計院管理系統,在計算機網絡技術已經十分成熟的今天是易于實現的,所以問題的關鍵還是要確立我們理想中的設計院管理系統??梢運導撲慊縉舴⒘宋頤塹乃悸?使我們把以前不敢想、不敢提的問題和想法都列舉出來,如果按照上述方法實施,其結果一定是設計院的管理系統會更趨于科學完善。
 
(來源:工會論壇,作者:姜哲)

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